Sisällysluettelo:
Määritelmä - mitä Paperless Office tarkoittaa?
Paperiton toimisto on konsepti, jossa paperin käyttö vähenee huomattavasti tai poistuu kokonaan toimistoympäristössä.
Tämä saavutetaan muuntamalla asiakirja digitaaliseen muotoon. Edustajien mukaan paperiton toimisto ei ole vain ympäristöystävällinen, vaan se auttaa myös lisäämään toimiston tuottavuutta ja tehokkuutta, samalla säästää rahaa ja tekee työprosesseista helpompaa ja mukavampaa, koska digitaaliset asiakirjat voidaan jakaa käyttäjien kesken helposti.
Techopedia selittää paperittoman toimiston
Paperiton toimiston edut:- Asiakirjat löytyvät ja noudetaan helposti paperittomalla toimistolla. Tämä voi säästää huomattavasti aikaa työpäivän aikana.
- Sama asiakirja voidaan kopioida, faksata, käsitellä tai yhdistää samanaikaisesti.
- Paperiton toimisto auttaa useita käyttäjiä pääsemään samaan asiakirjaan samanaikaisesti entistä helpommin ja mukavammin.
- Varastoinnin ja siihen liittyvän tilan suhteen paperiton toimisto tarjoaa suuremman ja tehokkaamman varastoinnin. Suuri määrä asiakirjoja voidaan tallentaa yhteen tietokoneeseen. Suuret arkistokaapit voidaan poistaa.
- Asiakirja voidaan noutaa siirtämättä fyysisesti toimistosta toiseen.
- Kommunikointiominaisuudet ovat suurempia etenkin eri paikoissa työskentelevien työntekijöiden kanssa.
Paperittoman toimiston haitat:
- Pitkän asiakirjan lukeminen on vaikeaa tietokoneen näytöllä. Pitkän asiakirjan lukeminen paperille on helpompaa, ja monet ihmiset mieluummin lukevat yleensä paperilla.
- Turvatoimenpiteitä on vahvistettava paperittomassa toimistossa. Käyttäjien pääsyn valvontaa on valvottava.
- Digitaalisen työn käsittelyyn liittyy oikeudellisia vaikutuksia.
- Olemassa olevien asiakirjojen muuntaminen digitaalimuodoksi vie aikaa ja aiheuttaa toisinaan suuria kustannuksia.
- Laitteiden ja ohjelmistojen jatkuva päivitys voi olla välttämätöntä.
- Tietokonevirukset, sähkökatkokset, verkkokaatumiset ja vastaavat voivat sulkea tehokkaasti koko yrityksen, jos se luottaa yksinomaan digitaaliseen tietoon.
