Sisällysluettelo:
- Määritelmä - mitä sähköpostin säilyttäminen tarkoittaa?
- Techopedia selittää sähköpostien säilyttämisen
Määritelmä - mitä sähköpostin säilyttäminen tarkoittaa?
Sähköpostien säilyttäminen on pikaviestintietueiden ja sähköpostien säilyttämistä organisaatiossa, joka perustuu kyseisen organisaation käytäntöihin. Sähköpostien säilytyskäytäntö on laadittu noudattaen teollisuus-, valtion- tai yrityskäytäntöjä. Sähköpostien säilyttämistä ja sitä koskevia käytäntöjä vaaditaan organisaatiossa oikeudellisten huolenaiheiden, määräysten ja tiedonhallinnan kannalta.
Techopedia selittää sähköpostien säilyttämisen
Sähköpostien säilyttäminen eroaa sähköpostien arkistoinnista. Vaikka arkistointi antaa yrityskäyttäjille mahdollisuuden säilyttää sähköpostiviestit ja pikaviestit rajoittamattoman ajan, sähköpostien säilyttäminen määrää kuinka paljon sähköposti- tai pikaviestitietueet on säilytettävä ennen niiden automaattista poistamista. Pidempi sähköpostien säilyttäminen lisää turvallisuusriskiä siitä, että luvattomat käyttäjät saavat pääsyn organisaation salaisuuksiin tai luottamukselliseen aineistoon. Lyhyempi sähköpostin säilyttäminen auttaisi poistamaan nämä ongelmat, ja sen toteuttaminen on helpompaa ja halvempaa. Se olisi kuitenkin kustannuksiltaan johtajille ja pitkäaikaisille työntekijöille, jotka saattavat tarvita vanhoja sähköposti- ja viestitietueita muistaaksesi tai arvioidaksesi aiempia organisaatio- tai osastopäätöksiä. Siksi on tärkeää, että sähköpostin säilytyskäytäntö on yhdenmukainen ja johdonmukainen organisaatiolle ja tarjoaa parhaan säilytysajan. Paras käytäntö on asettaa sähköpostin säilyttämiskäytännöt ja poistokriteerit sähköpostisisällön luokkaan perustuen sekä joustavuus riita-asioiden sovittamiseksi oikea-aikaisesti ja kustannustehokkaasti.
Sähköpostien säilytyskäytännöt auttavat organisaatiota monin tavoin. Ensinnäkin se varmistaa, että kaikkia säännöksiä noudatetaan ja vähentää noudattamatta jättämisen kustannuksia ja seuraamusten riskiä. Toiseksi se parantaa tietotekniikan suorituskykyä lisäämättä siihen liittyviä kustannuksia. Kolmanneksi se auttaa tiedonhallinnassa tarjoamalla käyttäjille tietoa liiketoiminnan innovaatioiden, parantamisen ja tuottavuuden lisäämiseksi.
