Mikä on tietojen säilyttämiskäytäntö? - määritelmä techopediasta

Määritelmä - mitä tietojen säilyttämiskäytäntö tarkoittaa?

Tietojen säilyttämiskäytäntö on organisaation politiikka tai protokolla, joka koskee tietojen tallentamista sääntelyä tai noudattamista varten tai niiden hävittämistä, kun niitä ei enää tarvita. Politiikassa korostetaan, kuinka tiedot tai tietueet on muotoiltava ja mitä tallennuslaitteita tai -järjestelmää on käytettävä, samoin kuin kuinka kauan niitä on säilytettävä, mikä perustuu yleensä sääntelyelimen sääntöihin.

Techopedia selittää tietojen säilyttämispolitiikan

Tietojen säilyttämiskäytännöissä on kyse siitä, mitä, missä ja kuinka kauan tietoja tulisi säilyttää tai arkistoida. Kun tietyn tietojoukon säilytysaika on kulunut umpeen, se joko siirretään kolmanteen tallennustilaan historiallisena datana tai poistetaan kokonaan säilytystilojen pitämiseksi puhtaana.

Historiallisen tiedon säilyttämisen lisäksi tietojen säilyttämistä koskevat käytännöt ovat olemassa lakisääteisten vaatimusten takia. Sääntelyjärjestöt tunnustavat, että kaikkia tietoja ei ole taloudellisesti mahdollista säilyttää määräämättömän ajan, joten organisaatioita kehotetaan osoittamaan, että ne poistavat vain tiedot, joihin ei sovelleta mitään erityisiä sääntelyvaatimuksia. Esimerkiksi pankin työntekijöiden tietueilla olisi erilainen säilytysjakso kuin pankkitileillä.

Organisaatioille on tavallista, että ne laativat oman säilytyspolitiikkansa; Niiden on kuitenkin myös varmistettava, että noudatetaan tarvittaessa tietojen säilyttämistä koskevia lakeja, etenkin tiukasti säännellyillä aloilla. Esimerkiksi Yhdysvalloissa julkisesti kaupankäynnin kohteena olevien yritysten on laadittava Sarbanes-Oxley Act (SOX) -standardin mukainen tietojen säilyttämispolitiikka samalla tavalla kuin terveydenhuolto-organisaatioille sovelletaan sairausvakuutus-, siirrettävyys- ja vastuuvelvollisuuslain ( HIPAA). Samoin laitosten, jotka hyväksyvät maksut luottokortilla, on noudatettava PCI DSS: n (PCT DSS) vaatimuksia.