10 vinkkiä paremman tuen tarjoamiseksi

Monille yrityksille IT-osasto toimii selkärangan ja hermokeskuksena, pitäen tiedon sujuvan koko järjestelmässä. IT-osastolla on ainutlaatuinen asema yrityshierarkiassa. Sen tehtävä ei välttämättä liity yrityksen päätoimintaan (todellakin kaikilla yrityksillä on tietotekniikan osastoja, ruoasta muotiin), mutta se ei ole riippumaton muista osastoista.

Vaikka IT-henkilöstö ei välttämättä ole muiden työntekijöiden alainen, he säilyttävät jonkinlaisen asiakaspalveluaseman. IT-tuen tarjoaminen työntekijöille on tärkeä tehtävä jokaiselle yrityksen IT-osastolle. Tämän avulla yrityksen ihmiset voivat suorittaa tehtävänsä tehokkaasti ja lisätä yrityksen tuottavuutta. Joten miten he voivat tehdä tämän työn paremmin? Tässä on 10 vinkkiä minkä tahansa IT-osaston tulisi harkita. (IT-työskentelyllä on haittoja. 10 syystä ei kannata olla IT-kaveri.)

Onko lippujärjestelmä

Monilla suurilla yrityksillä, jotka tarjoavat teknistä tukea asiakkailleen, on lippujärjestelmä, joka voi seurata heidän tehtäviään ja seurata työn etenemistä. Vaikka se olisi sisäinen, yksinkertainen lippujärjestelmä voi auttaa järjestämään osastoa siten, että tekniset henkilöt eivät unohda mitä on tehtävä. Tärkein asia, jolla lippujärjestelmällä pitäisi olla, on kyky vastata automaattisesti lipun numerolla ja "muistiinpanot" -kentällä, jotta teknikot voivat tallentaa tärkeitä tietoja lipun etenemisestä.

… Tai ainakin omistettu sähköpostiosoite

Joillakin yrityksillä ei ehkä ole resursseja (tai haluat) täysin toimivan lippujärjestelmän saamista. Hyvä vaihtoehto olisi perustaa oma sähköpostiosoite kysymyksiin ja tukiasioihin, automaattisella vastaajalla uusille sähköposteille.

Lähetä vähemmän sähköposteja

Vietä aikaa vastaamalla oikeisiin kysymyksiin yhdessä sähköpostiviestissä tai viestissä. Monien IT-henkilöstön ongelma on, että he menettävät tunteja vain sähköpostien kirjoittamisessa tai viestien lähettämisessä edestakaisin. Esimerkiksi, jos he saavat sähköpostin, jossa sanotaan "En voi saada sähköpostia", he voivat lähettää pikavastauksen sanomalla "mitä laitetta käytät?" joka voi sitten saada vastauksen "Oma kannettava tietokone" -kysymykseen, johon he vastaavat: "Mikä käyttöjärjestelmä se on?" Tämä voi tapahtua kirjaimellisesti koko päivän. Sen sijaan IT: n tulisi ottaa aikaa varmistaakseen, että he saavat kaikki tarvitsemansa tiedot yhdessä sähköpostiviestissä, ja antaa sitten yhden vastauksen. Vietämällä muutama minuutti henkilölle yksityiskohtaisesti vastaamalla voi auttaa vähentämään loputtomia edestakaisin keskusteluja.

Anna tietoa tunnetuista virheistä

Anna usein kysytyt kysymykset tai "Tunnetut virheet" -sivu. Suurimmalla osalla ihmisistä on samat ongelmat kuin muilla käyttäjillä. Antamalla kaikille UKK: n tai kenties sivun, jossa kerrotaan tunnetuista virheistä (ja mitä niistä tehdään), IT-osasto voi vähentää toistuvia sähköposteja tai viestejä, joihin heidän on vastattava - puhumattakaan vihamielisyydestä siitä, onko ongelmia puhutaan.

Luo foorumi

Suuremmille yrityksille, joilla on suuri käyttäjäkunta, voi olla järkevää luoda foorumi, jossa ihmiset voivat listata aiheitaan tai huolenaiheitaan. Tämän avulla työntekijät voivat vastata toisiinsa ja auttaa toisiaan.

Vastaa henkilökohtaisesti

Tämä vaikuttaa yksinkertaiselta - tai jopa loogiselta - tehtävältä, mutta monet IT-osastot käyttävät silti "tiimiä" tai "tukitiimiä" käsitellessään pyyntöjä. Tämä ei ole vain ärsyttävää monille käyttäjille, mutta se voi myös antaa sen kuulostaa siltä, ​​että osasto yrittää välttää vastuuvelvollisuutta ja vastuuta. Jos tietotekniikan henkilöstö vastaa jokaiselle pyynnölle henkilökohtaisesti ja ilmoittaa heidän nimensä, tämä auttaa työntekijöitä tuntemaan pyynnön käsittelyn ja tarjoamaan heille myös tavan saada joku kiinni, kun he todella tarvitsevat apua.

Anna aikataulu

Kerro ihmisille, kun ongelma korjataan. Tämä taas voi tuntua järkevältä, mutta harvat ihmiset todella vievät aikaa viestin lähettämiseen tukea pyytävälle henkilölle, kun ongelma on ratkaistu. Tämä ei ole vain kohtelias, vaan antaa myös aikaleiman ja paperipolun, jos muita ongelmia ilmenee.

Pyydä palautetta

Jokainen osasto tai yritys haluaa tietää miten heillä menee ja miten he voivat parantaa palveluitaan. Pyynnön ratkaisemisen jälkeen on hyvä idea pyytää palautetta työntekijältä. Pitäkää linkki valmiiksi lomakkeeseen tai kysy heiltä vain, mitä he pitivät palvelusta.

Älä suvaitse väärinkäytöksiä

Ihmisten on helppo turhautua, etenkin korkeapaineisissa töissä työskentelevien. Joissakin tapauksissa tämä voi tarkoittaa turhautumisen poistamista muille ihmisille, kuten tietotekniikan henkilöstölle. Vaikka monet johtajat pitävät IT-osaston henkilöstöä alaisina, se ei tarkoita, että he ovat palvelijoita. Tietotekniikkaosastojen johtajien ja päälliköiden ei pidä sietää muiden osastojen väärinkäytöksiä, etenkään niiden, jotka väärinkäyttävät henkilöitä suullisesti.

Ole ammattimainen

Koska IT-osastot käsittelevät enimmäkseen sisäisiä asioita, pyyntöjen käsittelyssä on helppoa olla rento tai jopa harja. IT-henkilöstön tulisi kuitenkin aina projisoida ammattimainen tai jopa ystävällinen ääni vastatessaan pyyntöihin. Kohteliaisuus voi mennä pitkälle.

Nämä ovat vain muutamia vinkkejä, joiden avulla IT-osastot voivat tarjota parempaa palvelua yrityksilleen. Jos sinulla on muita vinkkejä, jaa ne @Techopedia.