K:
Mitkä ovat joitain tiedonhallinnan pääperiaatteita?
V:Tiedot ovat selkäranka melkein jokaiselle yritykselle, olipa se sitten pieni, keskisuuri tai suuri. Ja datan tuotonopeus on monta kertaa suurempi kuin se oli aiemmin. Siksi tietoja on hallittava ensisijaisesti haluttujen liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi. Muuten hallitsematon tieto voi pilata yrityksen. Siksi tiedonhallinta on niin tärkeää. Tietohallinto voidaan määritellä organisaation tietojen laadun, käytettävyyden, saatavuuden, turvallisuuden ja johdonmukaisuuden kokonaishallintaksi.
On olemassa joitain keskeisiä periaatteita, jotka johtavat onnistuneeseen tiedonhallinnan toteuttamiseen:
- Tietojen tunnistaminen omaisuudeksi: Missä tahansa organisaatiossa data on tärkein hyödyke. Tietoilla on todellinen, konkreettinen ja mitattavissa oleva arvo, joten se on kirjattava arvostetuksi yrityksen omaisuudeksi organisaation eri tasoilla. Tiedot ovat avaintekijä organisaation päätöksenteossa, joten yritysten on varmistettava, että tietovaransa määritetään, hallitaan ja saadaan käyttöön huolellisella ja prosessikeskeisellä tavalla. Seurauksena on, että johto voi olla varma tietojen oikeellisuudesta ja tuotosta.
- Tietojen omistajuus ja vastuu: Menestyvässä tiedonhallintaprosessissa tietojen omistajuus ja vastuu on määriteltävä selkeästi. Organisaatiossa tiedot on määriteltävä selvästi yritystason integraatiota varten, ja niihin pitäisi päästä vain valtuutettujen prosessien kautta. Koska tietoja käyttävät kaikki organisaation tasot, IT-osaston ei tulisi olla ainoa omistaja. Tietohallintoon osallistumisen on oltava kaikkien osaston edustajien menestyksekäs.
- Standardoitujen sääntöjen ja määräysten noudattaminen: Tiedonhallintaprosessin tulisi noudattaa standardisoituja sääntöjä ja määräyksiä riskien ja noudattamatta jättämisen välttämiseksi. Organisaatioiden tulisi määritellä asianmukaiset säännöt ja ohjeet esimerkiksi tiedon saatavuudelle, tietojen määrittelylle, yksityisyyden suojaperiaatteille ja turvallisuusstandardeille. Näitä standardoituja käytäntöjä olisi noudatettava tiukasti tietojen kaaoksen välttämiseksi.
- Tietojen laadun johdonmukainen hallinta: Tietojen laatua on hallittava johdonmukaisesti alusta alkaen. Yritystiedot on testattava määräajoin määriteltyjen laatustandardien mukaisesti.
- Muutoksen hallinta: Organisaatiolle on erittäin tärkeää seurata datan muutoksia ajanjaksolla. Siksi tiedonhallintaprosessin tulisi määritellä muutoksenhallintatoimet ennakoivasti.
- Tietotarkastus: Tietotarkastus on standardi prosessi organisaatioissa. Siksi tiedonhallintaprosessin tulisi tukea avointa tarkastuspolitiikkaa.
Lyhyesti sanottuna, tiedonhallinta on jatkuvaa prosessia, ja sitä on hallittava oikein vuosien varrella. Perusperiaatteet tulisi pitää yksinkertaisina ja ymmärrettävinä kaikille organisaation tasoille. Kaiken kaikkiaan osallistuminen ja keskeisten politiikkojen noudattaminen ovat ohjaavia tekijöitä onnistuneessa tiedonhallinnan toteuttamisessa.
